Bạn bắt đầu và kết thúc một ngày làm việc vào lúc nào?
Đối với số người lao động ngày càng tăng, câu trả lời cho câu hỏi đó là: ngày làm việc không bao giờ kết thúc. Một nghiên cứu mới từ Microsoft cho thấy hầu hết chúng ta đang bị mắc kẹt trong một “ngày làm việc vô tận,” có thể bắt đầu trước 6 giờ sáng và tiếp tục cho đến sau 10 giờ tối.
Công ty Microsoft đã đi đến kết luận trên sau một cuộc nghiên cứu hết sức công phu. Họ phân tích dữ liệu từ hàng triệu người dùng Microsoft 365 trên toàn thế giới và thuê một công ty độc lập để khảo sát hơn 35.000 nhân viên toàn thời gian tại 31 quốc gia và trên khắp Hoa Kỳ.
Những gì họ tìm thấy không mấy khả quan. Microsoft cho biết nhiều người dùng đọc email vào lúc 6 giờ sáng. Email, tin nhắn và các cuộc họp trên Teams tiếp tục đến dồn dập trong suốt cả ngày. Và chúng không hề chậm lại vào buổi tối. Theo Microsoft, nhân viên gửi hoặc nhận trung bình 50 tin nhắn ngoài giờ làm việc, và 29% trong số họ làm việc sau 10 giờ tối. 20% cũng làm việc vào cuối tuần. Không có gì ngạc nhiên khi tờ Wall Street Journal ghi nhận rằng những đề cập đến “kiệt sức” trong các bài đánh giá trên trang Glassdoor đã tăng vọt 32% trong quý đầu tiên của năm nay so với quý đầu tiên của năm ngoái.
Hậu quả của ngày làm việc vô tận
Ngày làm việc vô tận gây hại cho cả nhân viên và nhà tuyển dụng. Tất cả những điều này là tin xấu cho những người lao động này và người thân. Đây cũng là tin xấu cho các nhà tuyển dụng. Dành thời gian nghỉ ngơi giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn khi chúng ta quay trở lại công việc. Thời gian thư giãn cho phép họ chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần, tránh được các bệnh tật có thể dẫn đến các hóa đơn y tế tốn kém và giảm năng suất. Và thời gian nghỉ ngơi cũng tạo không gian cho sự sáng tạo lớn hơn và những ý tưởng đổi mới dường như chỉ xuất hiện khi chúng ta không ở bàn làm việc. Rõ ràng là “ngày làm việc vô tận” là một ý tưởng tồi tệ về mọi mặt.
Nguyên nhân của xu hướng này là gì?
Tờ Journal giải thích rằng một lý do là người lao động đã quen với giờ làm việc linh hoạt và việc bắt kịp công việc vào buổi tối muộn trong thời kỳ đại dịch, khi hầu hết nhân viên văn phòng làm việc tại nhà. Bây giờ họ đã trở lại văn phòng, nhưng vẫn giữ thói quen gửi email vào đêm khuya hoặc sáng sớm.
Trong khi đó, nhiều tập đoàn đã sa thải nhân viên trong vài tháng qua. Điều đó có nghĩa là các nhân viên ở khắp mọi nơi đang phải gánh thêm công việc cho các đồng nghiệp cũ. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây của Gallup, 63% người được hỏi cho biết họ đã được yêu cầu đảm nhận thêm nhiệm vụ, một sự gia tăng mạnh so với cùng thời điểm năm ngoái. Vào thời điểm mà rất nhiều người đã mất việc, những người vẫn còn việc làm có thể quá sợ hãi để từ chối khối lượng công việc tăng thêm. Vì vậy, thay vào đó, họ hy sinh buổi tối và thời gian dành cho gia đình.
Các giải pháp được đề nghị
Đây là một xu hướng đáng buồn. Nhưng có những điều bạn có thể làm để cắt giảm ngày làm việc vô tận đó xuống một quy mô hợp lý.
1. Chế ngự “quái vật” cuộc họp
Nghiên cứu của Microsoft cho thấy vấn đề không chỉ là khối lượng công việc tăng lên. Rõ ràng là cấu trúc của ngày làm việc tối tân gây khó khăn cho mọi người trong việc làm việc hiệu quả. Bắt đầu là sự gia tăng của các cuộc họp, thường là đột xuất hoặc được lên lịch vào phút chót. Loại cuộc họp phát triển nhanh nhất là các cuộc họp có hơn 65 người tham dự. Nói chung, tường trình của Microsoft lưu ý, các cuộc họp thường xuyên làm gián đoạn phần hiệu quả nhất của ngày làm việc. Điều đó có thể giải thích tại sao khoảng một nửa số nhân viên và quản trị viên nói rằng ngày làm việc của họ có cảm giác hỗn loạn và rời rạc.
2. Chặn những gián đoạn
“Dữ liệu đo từ xa của chúng tôi cho thấy, trung bình, nhân viên sử dụng Microsoft 365 bị gián đoạn sau mỗi 2 phút bởi một cuộc họp, email hoặc thông báo,” các tác giả của bản thưa trình đã viết. Rõ ràng, không ai có thể làm việc ở hiệu suất cao nhất nếu họ bị gián đoạn sau mỗi 120 giây. Bạn chắc chắn có thể làm điều gì đó với sự gián đoạn từ email và thông báo. Hãy đóng phần mềm email và tắt thông báo để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Lo lắng rằng bạn có thể bỏ lỡ điều gì đó quan trọng? Hãy đặt hẹn giờ, ví dụ, 30 phút làm việc không bị gián đoạn, và kiểm tra thông báo của bạn sau khi 30 phút kết thúc.
3. Chấp nhận rằng không phải mọi thứ đều sẽ được hoàn thành
Microsoft khuyên nên tuân theo Nguyên tắc Pareto bằng cách tập trung vào 20% công việc mang lại 80% kết quả. Trong thế giới ngày nay, số lượng nhân viên giảm đi đang đảm nhận một khối lượng công việc mở rộng trong khi đồng thời đối phó với ngày càng nhiều sự gián đoạn. Dù muốn hay không, một số nhiệm vụ sẽ bị loại bỏ. Bây giờ là lúc để bắt đầu quyết định những nhiệm vụ đó sẽ là gì. Hãy xem xét kỹ cách bạn và những người làm việc cho bạn đang sử dụng thời gian trong ngày. Hãy quyết liệt loại bỏ bất cứ điều gì không thiết yếu. Điều đó có thể không dễ chịu, nhưng nó tốt hơn nhiều so với việc mất đi những người tài năng nhất của bạn vì kiệt sức, và nó có thể trả lại cho bạn những buổi tối và cuối tuần.
Nguồn: Microsoft Research
